Aanbetalingen en annuleringsbeleid

Hiermee dring je no-shows terug. Je regelt het op twee plaatsen: wat er vooraf betaald wordt staat bij Instellingen, de termijnen en kosten staan bij je boekingspagina. Voor beide heb je een manier nodig om online te innen.

Wat een klant vooraf betaalt

Volledige prijs vooraf en Aanbetaling kan je pas kiezen als Stripe gekoppeld is of overschrijving aanstaat.

1. Ga naar Instellingen, onderdeel Betaalbeleid.
2. Kies Geen betaling vooraf, Volledige prijs vooraf of Aanbetaling.
3. Bij Aanbetaling kies je Percentage (bijvoorbeeld 25% van de prijs) of Vast bedrag (€), dat nooit meer is dan de prijs van de behandeling zelf.
4. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.

Andere regels per behandeling of klantgroep

Vink in hetzelfde onderdeel Gebruik andere betaalregels per behandeling of categorie aan. Kies bij Type een Behandeling, een Categorie of een Klantgroep (risico), kies de regel en klik op Toevoegen. Een uitzondering kan geen betaling, de volledige prijs of een percentage zijn. Met het vuilbakje verwijder je ze weer. Vergeet niet op te slaan.

De klantgroepen zijn No-show óf late annulering, Heeft een no-show gehad en Heeft laat geannuleerd. Zo vraag je bijvoorbeeld enkel vooraf betalen aan wie al eens niet kwam opdagen.

Eén specifieke klant

Open de klant via Klanten. Bij Vooruitbetaling kies je Salonregel, Altijd of Nooit. Dit wordt meteen bewaard en gaat voor op al je andere regels. Met Altijd betaalt die klant je ingestelde aanbetaling, of de volledige prijs als je geen aanbetaling gebruikt.

Tot wanneer een klant zelf kan annuleren of verzetten

Ga naar Boekingspagina, onderdeel Boekingsregels, en vul Annuleren tot (uren vooraf) in. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.

Annuleert een klant zelf vóór die termijn, dan krijgt ze een online betaling volledig terug. Binnen de termijn kan ze online niet meer annuleren of verzetten: ze krijgt de melding dat dit niet meer kan, met je telefoonnummer om contact op te nemen. Daarna beslis jij.

In hetzelfde scherm kies je bij Wie mag een afspraak verzetten? tussen Klant zelf en Klant vraagt, ik bevestig.

Als jij een afspraak annuleert

Open de afspraak en klik op Annuleren. Was er online betaald, dan vink je Ook terugbetalen aan de klant aan en kies je Volledig, een percentage of een bedrag. Je ziet het bedrag dus altijd vóór je bevestigt. Je bepaalt dat per annulering.

Annuleer je binnen de annuleringstermijn en heb je bij Boekingsregels een kost voor laattijdig annuleren ingesteld, dan vult Boekr de terugbetaling al in: het betaalde bedrag min die kost. Je ziet het bedrag dat je inhoudt en kunt het nog aanpassen vóór je bevestigt.

Annuleer je binnen de annuleringstermijn, dan telt Boekr dat bij die klant als late annulering. Die teller zie je op de klantfiche en gebruik je in de klantgroepen hierboven.

No-show

Bij Boekingspagina, onderdeel Boekingsregels, stel je bij No-show - kosten in wat je houdt van een online betaling: een percentage (knop %) of een vast bedrag (knop €). Standaard is dat 100%, dus de volledige betaling. De rest gaat automatisch terug zodra je een afspraak op No-show zet.

Dit werkt enkel op geld dat al online betaald is. Betaalt een klant in het salon, dan valt er niets in te houden.

Veelgestelde vragen

Ook nuttig

• Wat te doen bij een no-show: Markeren, kosten inhouden en herhaling voorkomen.
• Online betalingen aanzetten: Stripe koppelen of overschrijving aanzetten, zodat klanten vooraf kunnen betalen.
• Klantenstop: enkel vaste klanten laten boeken: Zit je vol? Laat alleen klanten die je al kent nog online boeken.