De wachtlijst gebruiken

Met de wachtlijst wordt een annulering geen verloren omzet. Boekr doet twee dingen: bij een annulering verwittigt het wachtende klanten, en elk uur zoekt het zelf naar gaten in je agenda. Per onderdeel kies jij of dat automatisch gebeurt of via jou.

Hoe komt iemand op de wachtlijst

Op je boekingspagina staat bij het kiezen van een tijdstip de knop Zet me op de wachtlijst, zowel op een volgeboekte dag als onder de lijst met vrije tijdstippen. De klant vult Volledige naam, E-mailadres en Telefoon in (alle drie verplicht), kiest bij Voor wie? een medewerker of Geen voorkeur medewerker, en geeft haar Voorkeursmomenten op: Specifieke datums met eventueel een dagdeel, of Dagen van de week.

Is er op een gekozen moment al een plek vrij, dan stelt de pagina meteen voor om gewoon te boeken.

Zelf iemand toevoegen, bijvoorbeeld na een telefoontje, doe je bij Wachtlijst met de knop Toevoegen.

Bij een annulering: de plek-vrij-mail

Wordt een afspraak geannuleerd, dan zoekt Boekr op de wachtlijst wie past bij die behandeling, die medewerker en die dag. Wat er dan gebeurt, hangt af van de instelling Automatisch e-mailen wanneer een plek vrijkomt (standaard aan).

Staat die aan, dan krijgen alle passende klanten meteen een mail dat er een plek vrij is, met een link naar je boekingspagina. Het is geen voorstel en niets wordt voor hen vastgehouden: wie eerst boekt, heeft de plek. Jij krijgt een melding hoeveel klanten gemaild zijn.

Staat die uit, dan mailt Boekr niemand. Je krijgt een melding welke wachtende klanten passen en je kiest zelf wie je contacteert, via de agenda of de pagina Wachtlijst.

Elk uur: gaten in je agenda opsporen

Los van annuleringen zoekt Boekr elk uur, tussen 7 en 19 uur, voor elke wachtende klant met een gekozen behandeling naar het eerste passende vrije moment in de komende 14 dagen. Wat er met zo'n gevonden moment gebeurt, regelt de instelling Voorstellen automatisch versturen (standaard uit).

Staat die uit, dan verschijnt het moment als voorstel op je pagina Wachtlijst, in het blok Voorstel klaar, en ook bij je Overzicht. Jij beslist of je het verstuurt, één per één of met Verstuur alle.

Staat die aan, dan mailt Boekr de klant zelf een concreet voorstel zodra het een passend gat vindt.

Beide instellingen aan- of uitzetten

1. Ga naar Instellingen en scrol naar het blok Wachtlijst. Het heeft geen eigen knop in de balk bovenaan: je vindt het onder Herinneringen, net boven Abonnement.
2. Vink Automatisch e-mailen wanneer een plek vrijkomt en Voorstellen automatisch versturen aan of uit.
3. Klik onderaan op Wijzigingen opslaan.

Zelf een voorstel sturen

Open een klant op de pagina Wachtlijst. Onder Automatisch voorstel zie je het eerstvolgende vrije moment dat bij haar voorkeuren past. Met Stuur voorstel gaat het de deur uit.

Past dat moment niet, klik dan op Ander moment voorstellen. Je kiest een behandeling en een dag en ziet de echte vrije plekken per medewerker; met Toon alle medewerkers zie je ook wie de klant niet vroeg. Kies je een andere medewerker dan de klant wilde, dan waarschuwt Boekr je eerst.

De klant krijgt een mail en moet het voorstel binnen 72 uur bevestigen, anders vervalt het. Tot dan staat het moment voor haar vast in je agenda, met de status Voorgesteld.

Veelgestelde vragen

Ook nuttig

• Je boekingspagina delen: Waar je link staat en waar je hem het best plaatst.
• Je abonnement wijzigen of opzeggen: Van plan wisselen, opzeggen, en wat er gebeurt als een factuur open blijft.
• Automatische herinneringen en reviewverzoeken: Boekr herinnert klanten aan hun afspraak en vraagt achteraf om een review.